Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Mohammed Badaoui, entrepreneur individuel (SIREN 849 685 532), Aix-en-Provence (13), contact@tomexpertia.fr, 06 22 52 21 42. Pour toute question relative à vos données : contact@tomexpertia.fr.

2. Données traitées

• Compte : nom, e-mail professionnel, organisation, rôle, préférences.
• Facturation : plan, statut d'abonnement. Les données de carte sont traitées par Stripe et ne sont pas stockées par TOM.
• Contenu des dossiers : pièces, dires, enregistrements et comptes rendus d'accédits, documents que vous importez, rapports produits. TOM agit ici en sous-traitant pour votre compte ; vous en restez responsable de traitement.
• Traces d'usage IA : pour chaque appel à l'assistant, le type d'appel, les pièces utilisées, le nombre de jetons et le coût (pas le contenu de vos questions).
• Usage : journaux techniques, statistiques d'utilisation (audit, sécurité, amélioration).

3. Finalités et bases légales

Fourniture du service et exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) : gestion des dossiers et des pièces, assistance à la rédaction par IA, reconnaissance de texte (OCR) des pièces scannées, transcription des accédits, envoi d'e-mails de service et, à venir, envoi de lettres recommandées électroniques ; facturation et obligations légales (6.1.c) ; sécurité, prévention de la fraude et amélioration du service (intérêt légitime, 6.1.f) ; mesure d'audience avec votre consentement lorsque requis (6.1.a).

4. Sous-traitants et destinataires

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées et aux sous-traitants techniques strictement nécessaires :

• Microsoft Azure (hébergement de l'application, base de données Azure SQL, stockage des pièces, sauvegardes) — France Central (Paris), Union européenne.
• Microsoft Azure OpenAI (assistance IA : analyse, synthèses, rédaction sourcée ; transcription des accédits) — Union européenne (France Central ; audio en Sweden Central). Vos données ne servent jamais à entraîner un modèle et ne sont pas transmises à la société OpenAI. Le service peut être désactivé par cabinet.
• Microsoft Azure Document Intelligence (reconnaissance de texte des pièces scannées) — France, Union européenne.
• Brevo (envoi des e-mails de service : invitations, réinitialisation de mot de passe, relances) — France, Union européenne.
• Stripe (paiement et abonnements ; aucune donnée de dossier transmise) — UE/USA, clauses contractuelles types.
• OVH (nom de domaine et DNS) — France.
• Prestataire de lettre recommandée électronique qualifié eIDAS (envoi de recommandés depuis le dossier) — Union européenne. Fonction à venir ; le prestataire sera nommé ici avant l'ouverture du service.
• Outils de mesure d'audience (Google Analytics, PostHog — sans enregistrement de session) — voir « Cookies ».

5. Hébergement et sécurité

Hébergement en France (Microsoft Azure, région France Central), dans l'Union européenne. Données chiffrées en transit (TLS) et au repos (AES-256), cloisonnement par client appliqué à chaque requête, accès journalisés (piste d'audit), contrôles d'accès par rôles, sauvegardes chiffrées et mises à jour de sécurité régulières. Détails sur la page Sécurité & RGPD.

6. Durées de conservation

• Données de compte : durée de l'abonnement, puis pseudonymisation à la clôture du compte.
• Dossiers et pièces : conservés tant que votre espace est actif ; 5 ans après la clôture du dossier par défaut (durée ajustable par cabinet selon vos obligations), puis suppression ou pseudonymisation. Export et suppression possibles à tout moment à votre demande.
• Journaux techniques et de sécurité : 90 jours.
• Traces d'usage IA (type d'appel, pièces utilisées, jetons, coût) : 18 mois.
• Données de facturation : 10 ans (obligation comptable).
• Sauvegardes : rotation automatique, conservées en France, chiffrées.

7. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Vous pouvez exporter ou demander la suppression de vos données depuis votre espace ou à contact@tomexpertia.fr. Pour toute question de sécurité ou de protection des données : securite@tomexpertia.fr. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

8. Cookies et mesure d'audience

Le site utilise des cookies/identifiants strictement nécessaires ainsi que des outils de mesure d'audience (Google Analytics, PostHog). Les cookies de mesure non essentiels ne sont déposés qu'avec votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

9. Accord de traitement (DPA)

Pour les données de vos dossiers, un accord de sous-traitance (DPA) conforme à l'article 28 du RGPD est disponible sur demande à contact@tomexpertia.fr.